François Tessereau,
Chef de projet Prevaly
Client depuis 2022
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Prevaly est un Service de Prévention et Santé au travail qui intervient sur l’aire urbaine Toulousaine et le nord du département de la Haute-Garonne. Nos équipes pluridisciplinaires suivent 25 000 entreprises et leurs 380 000 salariés. Ces salariés sont accueillis dans nos 11 centres eux-mêmes répartis dans 5 Bassins d’emploi. Fort de nos 74 Médecins du travail, 65 Infirmiers en Santé Travail, 91 Assistants médicaux, 71 intervenants en Prévention des risques Professionnels et avec l’appui des nos équipes supports, nous accompagnons nos adhérents au quotidien pour assurer le suivi individuel de leurs salariés et sur la prévention des risques professionnels au sein de leur structure. Prevaly accompagne aussi les dirigeants non salariés en leur assurant une visite médicale à leur demande ou lorsqu'une situation d’épuisement professionnel le nécessite. |
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Quels sont vos objectifs en choisissant padoa ?
Ils sont multiples. Pour faire face aux enjeux de la Prevention et de la Santé au travail de demain, nous devions impérativement :
- trouver une solution qui nous permettent de dégager des marges de manœuvres pour nos équipes en remplaçant les tâches chronophages pour nos équipes par des actions à valeur ajoutée auprès de nos adhérents
- mieux utiliser notre temps médical et diminuer l’absentéisme, face à la raréfaction de cette ressource précieuse
- mettre la prévention au cœur de nos échanges avec nos adhérents
- renforcer notre posture de tiers de confiance en s’appuyant sur un socle technique moderne et sécurisé
- satisfaire les besoins et demandes de nos adhérents, en terme d’outil, de communication et de prévention
Nous avons mis en place un groupe de travail pour évaluer les différentes offres du marché.
Ce groupe de travail a identifié un ensemble de critères objectifs. Chacun de ces critères a été évalué sur la base de cas d’usage que nous avons soumis. Cette méthode d’évaluation nous a permis de dire que l’offre de padoa couvre ces objectifs.
Nous sommes convaincus que notre nouveau logiciel nous permettra d’améliorer chaque jour la qualité des services que nos équipes rendent à nos adhérents
Racontez-nous la phase projet avec les équipes padoa ?
C’est une belle histoire qui commence bien et qui finit bien ! L’équipe Projet padoa nous a accompagné dès le début dans l’organisation du projet pour définir les différents groupes de travail, leurs objectifs et les livrables attendus pour chacun. Nous avons ensuite travaillé sur la planification des ateliers, des formations et du déploiement. Au final, ce sont une dizaine de groupes de travail thématiques que nous avons mis en place : Prévention, Tenue du dossier Médical, Cellule maintien dans l’emploi, Convocation, Parcours salarié , Gestion administrative et financière, pré-requis IT, Communication externe, Reprise de données, etc.
Dans la phase d’ateliers, les équipes padoa, toujours appuyées par un expert Métier, nous ont présenté les différentes possibilités qu’offre le logiciel en nous faisant profiter de leur expérience avec d’autres services. Cela nous a permis de nous orienter vers des choix de paramétrages en lien avec les process de Prevaly. Lors des formations, c’est un binôme de formateurs padoa qui a assuré chaque session. Tous les intervenants avaient bien pris connaissance des process de Prevaly.
Enfin, le travail entre les chefs de projets chez nous et chez padoa a été très fluide et dans une dynamique de co-construction.
Quels ont été les retours de vos équipes sur les formations ?
Nos équipes ont apprécié la patience des formateurs et leurs qualités pédagogiques. Pour les professionnels de santé Médecin du travail et IDEST qui ont été formés ensemble, ça a été l’opportunité d’échanger sur les bonnes pratiques. De plus, dans chaque formation, il y avait un référent Prévaly qui répondait aux questions des utilisateurs sur le process interne.
Les supports de formation ont aussi permis aux équipes de mettre en pratique pendant les sessions de formation. Même si certains auraient souhaité que les durées de formations soient plus longues, le déploiement de l’outil a été réalisé quelques jours après et accompagné des équipes padoa, ce qui a permis à nos équipes de lever les dernières inquiétudes sur l'outil.
Quels ont été les retours de vos équipes sur l'accompagnement de padoa le jour du déploiement ?
C’est évidemment une journée importante ! Source d’appréhension. Un des secrets de la réussite de cette journée, c’est surtout la demi-journée qui l’a précédée. Cette demi-journée, les équipes padoa ont accompagné les équipes de Prevaly dans un parcours salarié à blanc et en conditions réelles. C’était indispensable pour rassurer toutes les équipes.
Puis, la présence des équipes padoa sur place pour les quelques jours après le déploiement ont rassuré grandement nos équipes . Je tiens à les remercier pour leur disponibilité, leur bienveillance et leur patience ! Cet accompagnement a été particulièrement apprécié chez Prevaly.
Avez-vous retrouvé l'ensemble de vos données dans votre nouveau logiciel ?
Oui et c’est un énorme soulagement pour toutes les équipes ! Nous avons mobilisé un groupe de travail dédié à la validation de cette reprise de données en 3 grandes thématiques : Dossier médical et Agenda / dossier Adhérent Administratif et financier / Données de Prévention. Les équipes padoa ont travaillé par itération afin que nous soyons prêts pour le déploiement malgré un timing projet serré . Au vu de l’ampleur du chantier (près de 380 000 dossiers médicaux actifs et 25 000 dossiers adhérents), nous pouvons assurer que la reprise des données est une grande réussite.
Comment appréhendez-vous votre transformation pour les prochains mois ?
Nous allons continuer à nous approprier ce nouvel outillage.
Nous sommes maintenant accompagnés par un chef de projet padoa en charge de la relation avec Prevaly. Nous continuons les échanges avec lui dans l’optique de toujours améliorer le fonctionnement de l’outil pour nos équipes et nos adhérents.
Nous avons aussi quelques chantiers à mettre en œuvre comme l’ouverture à nos adhérents de la prise de RDV en ligne ou à plus long terme le déploiement de L’identifiant National de Santé qui permettra une interopérabilité Santé Travail et Santé Publique.
Un mot pour conclure ?
Un accompagnent de qualité : écoute, disponibilité, réactivité, compétences.
Je remercie toutes les équipes padoa et particulièrement les omniprésents Marie, Jonathan et Thibaut.
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