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Notre moteur de convocation

Rédigé par Équipe padoa | Apr 27, 2023 7:52:00 AM

 

Définition et fonctionnement

1. Définition

Rappel

Module de convocation de padoa

Répertoire des convocations aux suivis individuels des salariés des adhérents d’un service de prévention et santé au travail à traiter :

  • demandes des adhérents ou des professionnels de santé
  • convocations en retard, à venir dans les 3 mois ou dans l’année (pour les visites de mi-carrière)

3 grandes étapes à la convocation

  1. Calcul de l’acte futur par le moteur de convocation
  2. Planification des rendez-vous par les convocateurs via le module de convocation
  3. Envoi automatique des convocations aux salariés ou via l’adhérent

 

Moteur de convocation

  • Définition : Algorithme qui calcule les dates des prochaines visites (ou actes futurs) des visites :
    • d’embauche
    • périodiques
    • de mi-carrière
  • Différents paramètres pris en compte, en temps réel
    • ex. type de suivi du salarié, date de la dernière visite, etc.
  • Acte futur calculé remonté dans le module de convocation par défaut
    • pour les convocations urgentes
    • possibilité de le modifier
  • Saisie manuelle possible :
    • si une demande de visite émane d’un professionnel de santé
    • suite à une demande de visite effectuée par le salarié ou l’adhérent
    • si un acte futur a été repris depuis le logiciel historique
    • si un salarié est exclu du suivi après son embauche


Quelques particularités :

  • Cas de l’interim : Différentes configurations possibles :
    • Activer la règle telle que décrit dans la loi : exclure les intérimaires non SIR du calcul de moteur de convocation pour qu’ils n’aient pas à réaliser une visite à chaque nouveau contrat (option souvent non choisie car la fin d’une interim n’est pas systématiquement clôturée par les agences)
    • Exclure tous les intérimaires pour les traiter manuellement avec les agences d’interim
    • Choisir un suivi classique

  • Cas des saisonniers : Les mêmes règles que pour un suivi classique s’appliquent sauf si un paramètre est activé. Il permet que seuls les saisonniers SIR avec un contrat de plus de 45 jours soient suivis par le moteur.

  • Cas de la fonction publique : Exigences réglementaires différentes
    Des règles spécifiques s’appliquent (prise en compte du type du dernier contrat du salarié possible), sinon ne regarde que le type d’adhérent.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Calcul de l’acte futur 

A. Calcul par l’algorithme 

Tous les salariés ont au moins une date de visite programmée.

 

  

  • Calcul grâce à une intelligence artificielle pour chaque relation de travail (chaque employeur)

  • Différents paramètres pris en compte :

    • le début de poste
    • la date de la dernière visite
    • les exigences réglementaires (comme le type de suivi ou les spécificités des adhérents privés ou de la fonction publique)
    • les différents paramètres définis en amont entre le service et padoa

  • Remontée des salariés convocables à court terme dans l’onglet convocation :

    • ceux qui ont une visite prévue dans les 3 mois (sauf visite de mi-carrière > dans l’année)
    • ceux qui auraient du avoir une visite (en retard)

    —> Cette catégorisation permet d’établir une stratégie de priorisation dans les convocations à envoyer.

 

À noter :

Une date de visite calculée dans plus de 3 mois (comme une visite périodique) n’est pas affichée dans l’onglet convocation. La date est toutefois indiquée dans le dossier salarié.


B. Conflits de dates, incohérences ou problèmes dans le suivi de la convocation

Conflits de dates

En cas de conflits de dates :

  • Priorité sur la date de visite la plus proche dans le temps ou la plus en retard
  • Priorité sur une date avancée par un médecin
  • Pendant le déploiement : Scénarii étudiés et règles de calcul déterminées avec le service pour s’adapter au mieux à la stratégie de convocation

Incohérences ou problèmes dans le suivi de la convocation

Remontées par le moteur dans l’onglet “points d’attention”

  • Des convocations multiples incohérentes, par exemple lorsqu'un salarié est convoqué pour 2 VIP
  • Des problématiques rencontrées lors de l’envoi de la convocation à l’employeur et/ou au salarié, comme une adresse email incorrecte
  • D’autres types d’incohérences comme un salarié convoqué pour une VIP alors qu’il a un suivi SIR

 

C. Liens du moteur de convocation avec le reste du logiciel

Le moteur de convocation est l’expression de l’expertise technologique de padoa et de sa volonté de mettre l’innovation et le digital au service des SPSTI.

Il interagit avec beaucoup d’autres fonctionnalités dans padoa. Il est donc également en ce sens “au centre” de l’application et conditionne :

  • le suivi des salariés
  • la gestion du planning et des retards
  • le dossier médical
  • la facturation et le modèle économique (nombre de visites effectives, nombre de retards)

Sans la convocation, le pilotage de l’activité du service serait plus fastidieux puisque l’activité est très chronophage.

 

Bénéfices directs pour le service

padoa est le seul logiciel sur le marché à proposer un moteur de convocation qui calcule une date de prochaine visite.

  • Date de l’acte futur juste dans 99% des cas. 1% restant : erreurs de paramétrages (qui peuvent être revus avec le service si nécessaire).
  • Actualisation des données en temps réel en fonction des modifications apportées dans le dossier salarié.

 

  • Gain de temps sur le calcul de l’acte futur par les convocateurs
    • plus de temps disponible pour le suivi des adhérents
  • Une vision globale sur les convocations urgentes grâce aux dates de visites remontées dans l’onglet convocation qui permet :
    • une priorisation des salariés à convoquer afin d’être plus efficace dans la planification des rendez-vous et de diminuer le retard
    • un suivi des salariés affiné et optimisé : grâce au gain de temps permis par le moteur, plus de salariés sont convoqués et les suivis sont plus rigoureux et répondent davantage aux exigences réglementaires
    • une réduction de l’absentéisme avec les relances, les notifications et la détection d’incohérences

 


Évolutions depuis la création

Incohérences

Mise en lumière des incohérences dans les convocations (points d’attention)

Ex : Multiples convocations, erreur de mail, erreur de centre, etc.

 

Erreurs de saisies

Lissage des erreurs de saisies. Le moteur a ainsi “appris” à fonctionner avec une donnée non saisie sur padoa.

Ex : Données des visites prises en compte par le moteur lors de la reprise des données, y compris les données historiques du salarié (type de suivi, contrat de travail, etc…).
 
  • Nouvel objectif de l’équipe : améliorer la gestion et le pilotage de l’activité du service afin d’optimiser le temps médical :
    • s’assurer que les visites ont bien lieu
    • apporter des solutions pour réduire drastiquement l’absentéisme
    • réduire davantage le retard dans les envois des convocations en perfectionnant le moteur de convocation

 


Indicateurs d’efficacité du moteur de convocation

85%

d’effectivité des vacations en 2022
+15 points gagnés par rapport à 2020

étude sur 4 clients padoa : Santra Plus, APST18, APST41, SAN-T-BTP

83%

de salariés à jour dans leur suivi individuel en santé au travail avec padoa, en mars 2023
+ 20 points gagnés vs. avant padoa

moyenne sur 4 clients historiques : Santra Plus, APST18, APST41, San-T-BTP

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