Le moteur de convocation padoa optimise la gestion des convocations des SPSTI

Chez padoa, nous savons que la convocation est centrale dans l’activité d’un Service de Prévention et de Santé au Travail, tout en étant chronophage. Dans ce cadre, nous avons identifié un fort besoin d’outils pour faciliter et optimiser cette activité.

Depuis la création de padoa et pour répondre à cette préoccupation majeure, nous avons conçu un moteur de convocation unique, avec une ambition forte : réduire le retard dans la convocation et améliorer le suivi des salariés, en simplifiant le quotidien des convocateurs.

Forts de leur expertise technologique et de leur maîtrise de l’Intelligence Artificielle, les équipes padoa ont ainsi créé un moteur capable de calculer la date de prochaine visite réglementaire pour chaque salarié en temps réel, en fonction du type de suivi. C’est ce que nous avons appelé “le moteur de convocation”. Ainsi, les professionnels en charge de la convocation créent -les visites pour que les convocations et les rappels soient envoyés automatiquement à l’employeur et au salarié.

Un algorithme puissant

Un algorithme calcule une date de visite pour chaque relation de travail. Cela signifie, par exemple, que 2 dates de visites périodiques sont attribuées au salarié ayant 2 employeurs.

Le calcul est automatiquement effectué pour les visites d’embauche et périodique ainsi que pour les visites de mi-carrière. La saisie manuelle reste possible si une modification est nécessaire ou si une demande de rendez-vous émane d’un professionnel de santé ou d’un adhérent.

Afin d’estimer une date de prochaine visite, le moteur de convocation padoa s’appuie sur divers éléments comme :

le début de poste
la date de la dernière visite
les exigences réglementaires (comme le type de suivi)
ou encore différents paramètres demandés par le service et activés avec les équipes lors du déploiement.

La convocation au coeur de l’offre padoa, pour un quotidien des services facilité

Avec le moteur de convocation, le fonctionnement des SPSTI évolue.

Les visites réglementaires qui doivent être réalisées sous 3 mois ou qui sont en retard et dont la date a été calculée par le moteur sont retrouvées dans l’onglet convocation. Ce dernier propose une présentation hiérarchisée des convocations à envoyer. Les convocateurs ont ainsi une vision claire et exhaustive des salariés convocables :
- dans les 3 mois
- ceux qui ont une visite en retard
et peuvent ainsi mettre en place une stratégie de priorisation optimisée des convocations.
Par ailleurs, il permet un gain d’efficacité considérable pour les convocateurs, qui vérifient la cohérence de la date pour que la convocation s’envoie automatiquement, et ce, sans avoir à rechercher pendant plusieurs minutes dans le dossier du salarié les informations nécessaires au calcul de la prochaine date de visite.
Grâce au temps gagné, le retard sur le traitement des rendez-vous à planifier diminue et le suivi des salariés est amélioré.

Un moteur ultra performant

Les équipes padoa ont anticipé les problématiques qui pourraient être fréquemment rencontrées :

L’actualisation des rappels de dates de visites en temps réel

Selon les modifications apportées au dossier du salarié (comme un changement de suivi), le moteur calcule une nouvelle date de visite en temps réel.
Les conflits dans les dates de visites
- En cas de conflits sur le résultat, le moteur choisit la date de visite la plus proche dans le temps ou la plus en retard.
- Si un médecin avance une date de visite, cette dernière prévaudra sur la date calculée par le moteur.
- Lors du déploiement, tous les scénarii sont étudiés et les règles de calcul déterminées avec le service pour s’adapter au mieux à la stratégie de convocation. Par exemple, pour les dates de visites des intérimaires, le choix est laissé au service de les intégrer ou non au moteur de convocation.
Les cas d’incohérences ou de problèmes dans le suivi de la convocation.
En effet, une section spécifique les répertorie. Il peut s’agir de :
- convocations multiples, par exemple lorsque un salarié est convoqué pour deux visites initiales périodiques
- les problématiques rencontrées lors de l’envoi de la convocation à l’employeur et/ou au salarié, comme une adresse email incorrecte
- d’autres types d’incohérences comme un salarié non convoqué dans son centre habituel
L’identification d’erreurs de saisie
Les erreurs de saisies sont prises en compte et lissées grâce aux règles et mécanismes mis en place par les équipes. Le moteur a ainsi “appris” a fonctionné avec une donnée non saisie sur padoa. Par exemple lors de la reprise de données d’un ancien logiciel, les données des visites sont prises en compte par le moteur. Cela est valable pour l’ensemble des données historiques du salarié (type de suivi, contrat de travail, etc…).

Avec le moteur de convocation, padoa a relevé le défi d’aider les services à diminuer le retard dans la planification des rendez-vous et à améliorer le suivi des salariés. Notre logiciel propose un outil complet qui répond aux enjeux majeurs des Services de Prévention et de Santé au Travail.