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La certification reprend nombre d’exigences pour lesquelles il est demandé de disposer d’un processus qui doit être bien documenté, suivi et d’atteindre un niveau seuil de performance. Même si l’outil informatique seul n’est pas suffisant pour respecter ces exigences, c’est un moyen nécessaire et indispensable pour y parvenir. Depuis plusieurs années déjà, padoa investit massivement dans la technologie au service des SPSTI. Grâce à une anticipation sur les sujets comme le pilotage par les indicateurs, la traçabilité, le maintien en emploi ou encore la prévention des risques professionnels, nous sommes aujourd’hui prêts pour la certification. |
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3 niveaux différents pour la certification :
1. Les processus sont documentés
2. Les processus sont suivis par des indicateurs d’objectifs
3. Les objectifs sont atteints ou des actions correctives sont mises en place padoa a pour but de vous aider à obtenir le niveau 3 de la certification.
Les exigences transverses
Référentiels de sécurité et d’interopérabilité
Il y a un an environ, paraissait le décret sur le DMST. padoa y est aujourd’hui 100 % conforme : contenu, utilisation des thésaurus, etc. La certification met aussi l’accent sur l’interopérabilité avec le système de santé publique du ministère de la Santé. Ainsi, padoa permet déjà l’utilisation de l’INS, largement utilisé par plusieurs de nos clients. Nous nous tenons également prêts pour l’interopérabilité avec le DMP (Dossier Médical Partagé) - en attente des décrets qui ne sont pas encore sortis.
Enfin, sur le sujet plus global du respect de la PGSSI-S (Politique Générale de Sécurité des Systèmes d’Information en Santé), padoa est d’ores et déjà en totale conformité, grâce à ses certifications HDS et ISO 27001 en propre.
RGPD et confidentialité
padoa est conforme au RGPD et nous mettons à disposition de nos clients tout un pack RGPD (PIA, étude d’impact sur la vie privée, comptes-rendus de tests de pénétration, informations sur les sous-traitants, etc.) qui vous permet de répondre à vos exigences. Ce pack est mis à jour régulièrement. Nous pouvons également vous fournir des packs pour vos gros adhérents qui peuvent vous demander de rendre des comptes sur ces sujets. Vous serez donc outillés et équipés pour répondre à ces exigences.
Télésanté
Chez padoa, les visites médicales en visio sont intégrées de bout en bout. Nous ne passons pas par des outils tiers. Nous maîtrisons et respectons évidemment tous les référentiels et toutes les normes relatives à cette activité. Le consentement du salarié est également tracé à chaque visite, directement dans le dossier médical.
Le portail adhérent
padoa permet de mettre à disposition des adhérents les différentes informations administratives exigées par la certification, comme le rapport du commissaire aux comptes ou le rapport annuel par exemple. Tous les rapports d’intervention peuvent également être transmis directement sur le portail adhérent. De plus, l’ensemble des échanges avec les adhérents sont suivis, que ce soit pour la transmission de documents, les demandes et prises de rendez-vous, mais également l’état de la facturation et des paiements. Les différentes demandes des adhérents sont également suivies : réclamations, demandes spécifiques - et surtout la suite que vous y donnez. Toutes vos interactions avec les adhérents sont ainsi systématiquement tracées dans padoa.
Les exigences concernant le suivi individuel
Les visites doivent être réalisées selon les calendriers prévus par la réglementation. À cet égard, la nouveauté de la certification va concerner votre devoir de traçabilité et de justification concernant votre retard par adhérent. Tous ces éléments sont intégrés et codés nativement dans padoa.
Le pilotage du suivi individuel fait partie de notre ADN, de façon opérationnelle auprès des équipes médicales et des personnes en charge de la convocation, mais également au niveau des analyses statistiques avec l’analyse des retards, la qualification des retards, l’analyse des visites d’embauche et les plans de charge.
Dans le logiciel padoa, vous retrouverez toute la traçabilité de vos convocables. Vous pourrez notamment voir en temps réel combien de demandes d’adhérents sont en attente, si le délai des visites de reprise a été respecté, qui est en retard, qui vous devez voir dans les 3 mois, etc. Vous pouvez ainsi avoir une tour de contrôle de votre périmètre et descendre jusqu’au niveau de l’adhérent afin de savoir quel est le statut du retard.
Les exigences concernant le maintien en emploi
Cela fait 2 ans que padoa investit sur ce sujet. Nous sommes donc aujourd’hui prêts à vous accompagner. Les plans de maintien en emploi sont une activité qui peut être nouvelle pour vous, vous devez les suivre sur la durée avec une équipe pluridisciplinaire : médicale et paramédicale. Pour vous aider dans cette mission, padoa propose notamment la détection anticipée avec l’indice de risque de désinsertion professionnelle, l’orientation vers les cellules maintien en emploi, la traçabilité des évènements au cours d’un plan, la réalisation de consultations spécialisées (assistant social, psychologuie…) le partage d’information en équipe, le suivi des résultats, la mesure de l’efficacité des dispositifs... Nous mettons un point d’honneur à ce que les informations soient bien partagées, avec le bon niveau de partage.
Les exigences sur la prévention des risques professionnels
Comme pour le suivi individuel, vous devez mettre en œuvre une véritable tour de contrôle de l’activité collective. Avec padoa, vous accédez à un véritable suivi de vos actions en milieu de travail. Vous y suivez les actions en cours, les actions demandées par les professionnels de santé, mais également les rappels générés par notre “moteur d’actes futurs AMT” qui s’appuie sur les règles de la certification (pour les fiches d’entreprise et les AMT de prévention primaire que vous devez réaliser). Cela s’applique bien sûr en fonction des différentes règles : “tous les 4 ans”, “1 an après l’adhésion”, etc. et avec toutes les subtilités prévues par la certification. Vous aurez donc un pilotage opérationnel avec vos fiches d’entreprise à faire et la priorisation que vous souhaitez apporter. Pour gagner en efficacité, vous pouvez facilement les affecter aux intervenants éligibles selon leur charge de travail et leur secteur d’expertise.
Une cartographie est mise à votre disposition pour vous aider à identifier quelles sont les AMT à réaliser à proximité d’une autre action nécessitant un déplacement. Vous pourrez ainsi gagner du temps organisationnel et de transport. Le temps des préventeurs est ainsi optimisé sur leur cœur de métier.
Enfin, les fiches d’entreprise sont numérisées dans padoa. Vous pouvez ainsi tracer tout ce que vous avez fait pour l’adhérent. Vous pourrez concentrer votre énergie sur l’analyse et non plus seulement sur la rédaction et la prise de rendez-vous.
Notre but, une fois que vous passerez sur l’outil padoa, est que vous soyez prêts pour répondre aux enjeux de la certification, et même à viser directement le niveau 3. Cela sera notamment possible grâce :
- Aux outils mis à votre disposition qui correspondent au processus qui vous est demandé
- Aux indicateurs de pilotage dont vous disposerez
- Aux moyens dont vous disposerez pour répondre aux enjeux sur les 3 missions : diminuer le retard de visite, s’assurer du suivi complet du maintien en emploi et réussir à faire les fiches d’entreprise et les AMT de prévention primaire tous les 4 ans.
padoa vous aide à répondre parfaitement aux enjeux de la certification grâce à :
- Des outils de pilotage
- Une homogénéisation du service rendu aux adhérents
- Une réduction du temps de rédaction.
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