Découvrez l’algorithme de convocation padoa

padoa est le seul logiciel sur le marché à proposer un moteur de convocation qui calcule la date de prochaine visite réglementaire.

La certification reprend nombre d’exigences pour lesquelles il est demandé de disposer d’un processus qui doit être bien documenté, suivi et d’atteindre un niveau seuil de performance.

88%
de salariés à jour de leur suivi en 2023*
Avec + 18 points gagnés par rapport à 2020
*sur 4 clients historiques SantraPlus, apst18, apst41, SAN-T-BTP (hors salariés intérimaires)

Qu’est-ce que l'algorithme de convocation de padoa ?

L'algorithme de convocation a été créé par nos équipes avec un objectif : faire gagner du temps sur le calcul de l’acte futur. Ce dernier est automatiquement effectué pour les visites réglementaires (visite d’embauche, visite périodique et visite de mi-carrière). Dès qu’une visite est réalisée, le calcul de l’acte futur est mis à jour en temps réel. Il s’agit d’une date donnée à titre indicatif. Elle peut être adaptée à tout moment manuellement. Ainsi, une date de visite renseignée par un professionnel de santé sera toujours priorisée si elle est programmée avant celle calculée par l'algorithme.

L'algorithme créé et mis à jour selon les réglementations, peut s'appuyer sur différents éléments pour estimer une date de prochaine visite : la date de début de poste, la date de dernière visite, le type de suivi ou encore d’autres paramètres établis lors du déploiement (en savoir plus). Il interagit avec beaucoup d’autres fonctionnalités dans padoa. Il est donc “au centre” de l’application et conditionne : le suivi des salariés, la gestion du planning et des retards, le dossier médical, la facturation et le modèle économique (nombre de visites effectives, nombre de retards).

L'algorithme de convocation est précis pour détecter :

les conflits dans les dates de visites : l'algorithme est paramétré pour choisir en priorité la date de visite la plus proche dans le temps ou la plus en retard une liste d’éventuelles incohérences dans le suivi de convocation comme les convocations multiples pour un même salarié, les erreurs d’envoi de mail pour adresse email incorrecte ou encore lorsqu’un salarié n’est pas convocable les erreurs de saisie : l'algorithme s’adapte aux données non saisie sur padoa, par exemple lors de la reprise de données de votre ancien logiciel.

Il est important de savoir que l’acte futur est calculé pour chaque relation de travail. Ainsi, si un salarié a plusieurs employeurs, l'algorithme calcule un nombre de visites en fonction de ce que la réglementation impose. L'algorithme identifie ensuite les éventuelles convocations multiples et permet au service de regrouper ou supprimer les actes futurs en doublon.

padoa propose un puissant moteur de recherches et de filtres de convocation,
on gagne beaucoup de temps pour trouver rapidement les salariés à convoquer.

Elise Urvois, Secrétaire de Direction, SantraPlus, Service client depuis 2018

Des règles particulières, liées aux exigences réglementaires, s’appliquent pour les intérimaires, les saisonniers et les salariés issus de la fonction publique :

pour les intérimaires : il est possible de les inclure ou de les exclure du calcul de l'algorithme pour un suivi manuel avec les agences d’intérimaires pour les saisonniers : le calcul peut suivre les règles habituelles ou être paramétré pour prendre en compte uniquement les saisonniers SIR avec un contrat de plus de 45 jours pour les salariés de la fonction publique : les règles de suivi sont à déterminer en fonction des besoins et des pratiques du service

Comment l’acte futur calculé, automatiquement, est-il présenté dans la plateforme ?

Dans l’onglet dédié, les salariés à convoquer sont visibles par niveau :

Cela permet au service d’établir une stratégie de priorisation des visites à réaliser. Sachez que les visites qui ne nécessitent pas de convocation dans les 3 mois (ou dans l’année pour les visites de mi-carrière) ne sont pas présentes dans cet onglet. Toutefois, la date de prochaine visite d’un salarié est visible dans son dossier.

99%
d’actes futurs justes 
1% restant : erreurs de paramétrages
Ces derniers peuvent être révisés avec le service pour optimiser le calcul.

Quels sont les avantages de l'algorithme de convocation pour les services ?

4,8%
 de salariés absents en 2023 contre 6,1% en 2021* 
Soit +1,3 points gagné en 2 ans
*sur 4 clients historiques SantraPlus, apst18, apst41, SAN-T-BTP37 (hors salariés intérimaires)