Un déploiement avec padoa

Julie Prévôt-Leygonie,
Cofondatrice & Directrice des Opérations

Quelles sont les grandes étapes ?

Un projet de déploiement se décompose en 3 temps :

• 1er temps : votre phase projet qui dure environ 6 mois
• 2ème temps : vos formations proches du démarrage sur padoa
• 3ème temps : votre démarrage sur padoa, nos chefs de projet seront présents à vos côtés, dans vos centres principaux

Qui travaille sur le projet ?

• Côté service : sur toute la phase de préparation, c’est principalement  l’équipe projet sera concernée. Il est important qu'elle puisse libérer du temps pour se consacrer pleinement au projet.
• Côté padoa : 1 à 2 chefs de projet dédiés
  • 1 chef de projet qui sera votre interlocuteur privilégié
  • 1 ingénieur data qui va récupérer l’intégralité de vos données
  • 1 ingénieur gestion financière

Cette équipe est supervisée par nos directeurs sur leurs sujets respectifs.

Quand démarre le projet ?

Nous démarrons concrètement par une réunion de lancement qui réunit l’équipe projet du service et les chefs de projet padoa. Cette réunion a pour objectif de présenter le déroulé du projet, ses grandes étapes, les points de vigilance, le macro planning et les prochaines étapes. 

• le 1er chantier concerne tous les sujets opérationnels avec des ateliers dédiés par métier pour présenter l’outil padoa sur chaque périmètre. Nous travaillons ensemble sur votre organisation cible et le paramétrage de votre futur logiciel padoa.
  
  
• le 2ème chantier concerne la reprise de vos données. Quand vous vous connecterez le 1er jour avec padoa, vous retrouverez l’ensemble des données de votre ancien logiciel, comme par exemple vos plannings, les données médicales, les AMT ou encore les informations sur vos adhérents. Le logiciel sera différent mais toute la donnée sera reprise et réintégrée au bon endroit dans padoa !
  
  
• le 3ème chantier concerne la communication interne et externe
  Il est important de tenir vos équipes informées de l'avancée du projet.
  L’impact sera aussi chez vos adhérents et les salariés suivis qui auront, par exemple, leur espace dédié. Nous vous proposons des outils à vous approprier pour engager les adhérents avec vous !
  
  
• Le 4ème chantier concerne la mise à niveau des infrastructures techniques du service pour s’assurer d’une utilisation optimale de padoa sur vos réseaux et postes de travail lors de la phase de déploiement.

Comment allez-vous être impactés ?

• Pour l’équipe projet, c’est un travail très intense, avec un rythme volontairement soutenu pour que le projet s'effectue dans un temps maîtrisé. L’objectif étant de tout préparer et anticiper pour un démarrage parfait.
• C’est au moment des formations que l’on fait participer l’ensemble du service. Ce qu’il faut avoir en tête pour vos formations :
  • Elles sont animées par nos formateurs padoa qui connaissent parfaitement votre secteur et l’outil.
  • Elles se dérouleront à des dates proches du déploiement.
  • Elles s'effectuent en présentiel avec des supports de formation qui vous seront remis contenant notamment des cas pratiques.
  • Ce sont des formats courts : en fonction des métiers, il faut compter 1 à 2 jours de formation.
    
    

Comment ça se passe le jour J ?

• Enfin le grand jour ! Le déploiement se réalisera par vagues successives, ce qui nous permet de faire venir dans chaque centre déployé une équipe padoa pour vous accompagner dans la prise en main de l’outil. Nous sommes sur place pour la transition. C’est le meilleur gage de réussite du lancement.
• Par la suite, sachez que notre équipe support est à votre disposition à tout moment, par mail ou téléphone, pour une question d’utilisation.

En résumé, en quoi padoa est différent dans son accompagnement ?

• La phase projet maîtrisée : nous démarrons dans les temps 
• La compréhension de vos besoins : vous êtes unique et en même temps nous sommes habitués, nous avons réalisé de nombreux déploiements 
• La disponibilité de nos équipes : notre équipe dédiée est là pour vous afin de minimiser l'impact opérationnel du projet pour vos experts
• Les formations courtes : des exercices pour pratiquer et une proximité au moment de la bascule pour que tout se passe bien le jour J
• La reprise de toutes vos données : un démarrage serein le 1er jour avec l'intégralité des données et des fonctionnalités disponibles dans votre nouveau logiciel
• La présence de nos équipes dans vos centres au moment du déploiement : toutes les questions peuvent être posées