L’organisation et la performance de la gestion financière

Rafael Parpinel Cavina,
Responsable produit Gestion Financière 
Chez padoa depuis 2017

Comment l’équipe produit "Gestion Financière" s’est-elle construite ?

Il y a 2 ans, l’équipe produit "Gestion Financière" n’existait pas encore. Les projets se multipliant, nous avons gagné en expérience et avons rapidement compris que la facturation, de par son importance et l’étendue des sujets, avait un impact fort sur les Services de Prévention et de Santé au Travail. Elle devait être traitée avec plus d’attention.

Dans le logiciel, nous avons entrepris d’élargir notre champ d’action à l’ensemble des sujets gravitant autour de la bonne gestion financière des services : la facturation, mais aussi les encaissements et les questions de recouvrement.

La création d’une équipe dédiée est alors devenue nécessaire : nous avions besoin de mobiliser davantage de personnes pour mieux développer ces parties de notre logiciel, et faire en sorte que le sujet gestion financière devienne une priorité.

Il y a 2 ans, l’équipe est ainsi née. Notre équipe compte maintenant 13 personnes, 100% dédiées au produit de gestion financière des services.

Comment est organisée l’équipe produit "Gestion Financière" ?

Notre équipe est constituée de 12 ingénieurs-développeurs et 1 designeuse dédiée, dont le profil se distingue selon les missions :

• Profil produit. Les ingénieurs et la designeuse construisent ensemble l’interface de gestion financière : la mise en place de fonctionnalités au sein du logiciel et l’intuitivité de l’interface. Le but est que le client puisse s’y retrouver facilement.

• Profil déploiement. Chaque service possède ses propres règles de facturation et suit un processus qui lui est propre. Ici, les ingénieurs se voient donc attribués un service particulier, auxquels ils sont à 100% consacrés, pour déployer et adapter au mieux l’outil de gestion financière selon les contraintes de nos clients. Ce travail se fait en collaboration avec les chefs de projet. Aujourd’hui, notre expertise repose sur la transmission du savoir et une méthodologie de déploiement bien rodée.

De quelle manière est intégrée la gestion financière des services dans le logiciel padoa ?

L’objectif est double : nous concentrer sur notre cœur de métier de la prévention tout en assurant la pérennité réglementaire des services au fur et à mesure du temps.

Pour garantir une sérénité réglementaire et répondre aux évolutions des normes de facturation, nous avons fait le choix de nous reposer sur des logiciels comptables complets.

Ainsi, les actes métiers facturables sont enregistrés dans notre logiciel pour générer les factures : par exemple, une déclaration ou une adhésion. Puis, le montant de l’acte est envoyé au logiciel comptable, la facture est créée puis remontée au sein de notre logiciel.

Comment accompagnez-vous les clients lors des déploiements ?

Nous avons un suivi personnalisé pour chacun de nos clients. Lors des déploiements, nous organisons donc 4 ateliers :

• 1 atelier physique pour comprendre le fonctionnement du service : nous relevons les processus spécifiques de nos clients et écoutons leurs besoins.

• 1 atelier de restitution en ligne : 2 semaines après le 1er atelier, nous revenons auprès du service pour restituer ce que nous avons compris de leurs processus internes et recommander un fonctionnement dans padoa.

• 1 atelier de formation : à mi- projet, nous organisons 1 journée 1/2 de formation pour présenter les outils complets de facturation, d'encaissement et de recouvrement. Nous validons les paramétrages et nous montrons les tableaux de bord statistiques.

• 1 atelier de formation active : après la bascule (à J+5), nous accompagnons le service 2 jours consécutifs dans des conditions réelles. Les équipes sont aidées dans la création de leurs factures et dans leurs démarches d’encaissement.

Quelles sont les nouveautés à venir ?

D’ici le printemps 2023, les services pourront faire leurs démarches de recouvrement directement dans le logiciel padoa.

En effet, cela permettra d’optimiser les synergies. En fonction du niveau de relance des adhérents, les services ont l’habitude de radier ou de suspendre les adhérents. Certains souhaiteraient automatiser ces actions. Ou encore lorsque des adhérents sont dans des collections, certains services souhaiteraient également réaliser des actions de masse.

Nous voulons mettre à disposition un outil de recouvrement intégré et simplifié qui permettra de gagner en temps et en efficacité.

padoa n'est pas une société de recouvrement pour autant : nous n’intervenons jamais directement auprès des adhérents.

Quelle est la relation avec les services et ton équipe dans la durée ?

Nous sommes attachés à un principe simple : toujours être disponibles pour nos clients, que ce soit pendant ou après le déploiement. Chaque ingénieur de l’équipe déploiement se voit attribuer un portefeuille clients afin que les services aient un contact dédié pour la gestion financière et pour des sujets spécifiques, comme la période d’appel à déclaration ou encore pour un changement de grille tarifaire.

Un mot pour conclure ?

Je suis très fier de mon équipe et de ses accomplissements. On s’est construit une base de connaissance et on arrive à la transmettre entre les membres de l’équipe. L’intégration d’une nouvelle personne se fait naturellement avec beaucoup de solidarité et d’entraide. Je suis ravi de constater que nous sommes une équipe soudée et passionnée.

padoa a compris que la gestion financière dans le logiciel était un sujet clé pour les services. On continue de recruter dans l’équipe car on développe de nouvelles fonctionnalités, on élargit le catalogue de règles de facturation au fur et à mesure des déploiements et on continue à industrialiser la méthodologie.