Définition et fonctionnement
1. Définition
Rappel
Module de convocation de padoa Répertoire des convocations aux suivis individuels des salariés des adhérents d’un service de prévention et santé au travail à traiter :
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3 grandes étapes à la convocation
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Moteur de convocation
- Définition : Algorithme qui calcule les dates des prochaines visites (ou actes futurs) des visites :
- d’embauche
- périodiques
- de mi-carrière
- Différents paramètres pris en compte, en temps réel
- ex. type de suivi du salarié, date de la dernière visite, etc.
- Acte futur calculé remonté dans le module de convocation par défaut
- pour les convocations urgentes
- possibilité de le modifier
- Saisie manuelle possible :
- si une demande de visite émane d’un professionnel de santé
- suite à une demande de visite effectuée par le salarié ou l’adhérent
- si un acte futur a été repris depuis le logiciel historique
- si un salarié est exclu du suivi après son embauche
Quelques particularités :
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2. Calcul de l’acte futur
A. Calcul par l’algorithme
Tous les salariés ont au moins une date de visite programmée. |
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À noter : |
B. Conflits de dates, incohérences ou problèmes dans le suivi de la convocation
Conflits de datesEn cas de conflits de dates :
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Incohérences ou problèmes dans le suivi de la convocationRemontées par le moteur dans l’onglet “points d’attention”
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C. Liens du moteur de convocation avec le reste du logiciel
Le moteur de convocation est l’expression de l’expertise technologique de padoa et de sa volonté de mettre l’innovation et le digital au service des SPSTI.
Il interagit avec beaucoup d’autres fonctionnalités dans padoa. Il est donc également en ce sens “au centre” de l’application et conditionne :
- le suivi des salariés
- la gestion du planning et des retards
- le dossier médical
- la facturation et le modèle économique (nombre de visites effectives, nombre de retards)
Sans la convocation, le pilotage de l’activité du service serait plus fastidieux puisque l’activité est très chronophage.
Bénéfices directs pour le service
padoa est le seul logiciel sur le marché à proposer un moteur de convocation qui calcule une date de prochaine visite.
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- Gain de temps sur le calcul de l’acte futur par les convocateurs
- plus de temps disponible pour le suivi des adhérents
- Une vision globale sur les convocations urgentes grâce aux dates de visites remontées dans l’onglet convocation qui permet :
- une priorisation des salariés à convoquer afin d’être plus efficace dans la planification des rendez-vous et de diminuer le retard
- un suivi des salariés affiné et optimisé : grâce au gain de temps permis par le moteur, plus de salariés sont convoqués et les suivis sont plus rigoureux et répondent davantage aux exigences réglementaires
- une réduction de l’absentéisme avec les relances, les notifications et la détection d’incohérences
Évolutions depuis la création
IncohérencesMise en lumière des incohérences dans les convocations (points d’attention) Ex : Multiples convocations, erreur de mail, erreur de centre, etc. |
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Erreurs de saisiesLissage des erreurs de saisies. Le moteur a ainsi “appris” à fonctionner avec une donnée non saisie sur padoa. Ex : Données des visites prises en compte par le moteur lors de la reprise des données, y compris les données historiques du salarié (type de suivi, contrat de travail, etc…). |
- Nouvel objectif de l’équipe : améliorer la gestion et le pilotage de l’activité du service afin d’optimiser le temps médical :
- s’assurer que les visites ont bien lieu
- apporter des solutions pour réduire drastiquement l’absentéisme
- réduire davantage le retard dans les envois des convocations en perfectionnant le moteur de convocation
Indicateurs d’efficacité du moteur de convocation
85% |
83% |