La campagne d'appel à déclaration à l'AIST21

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Benjamin Becherot est Responsable administratif et financier à l’AIST21 depuis 12 ans. Il utilise le logiciel padoa depuis presque 1 an maintenant.

Benjamin Becherot

Benjamin Becherot est Responsable administratif et financier à l’AIST21 depuis 12 ans. Il utilise le logiciel padoa depuis presque 1 an maintenant.

L’AIST21 est un service qui suit plus de 125 000 salariés sur l’intégralité du département de la Côte-d’Or, à l’exception du secteur du BTP. 140 salariés travaillent aujourd’hui dans le service.

Un processus d’appel à déclaration dématérialisé

L’AIST21 a réalisé cette année son premier appel à déclaration avec padoa. Fort de son expérience passée, le service savait ce qu’il voulait faire et ne pas faire. Leur méthodologie a donc pu être déclinée avec l’aide des outils proposés par padoa et également de la définition d’un processus clair avec leur chef de projet dédié. Cette année pour la première fois, un email d'appel à déclaration a été envoyé aux adhérents, ce qui a été le principal élément déclencheur pour eux.

Fin mars, 11 500 adhérents avaient effectué leur déclaration sur les 13 000 du service.

Avec padoa toutes les échéances ont été respectées, ce qui n’était pas le cas avec notre précédent logiciel. Nous ne pensions pas avoir autant de retours positifs de la part de nos adhérents.

2 stratégies ont été mises en place par l’AIST21 afin que les derniers adhérents effectuent leur déclaration :

Pour les adhérents n’ayant toujours pas effectué leur déclaration, ils seront relancés tous les mois par mail via padoa jusqu’à juin puis un recommandé leur sera envoyé.
Pour le recouvrement des créances, des relances sont effectuées tous les 30 jours via l’outil SAGE qui est directement connecté au logiciel padoa. Auparavant, les relances étaient effectuées en masse. La charge de travail sur la partie facturation a ainsi pu être lissée dans le temps.

Pendant l'appel à déclaration, nous avons dû effectuer un travail important sur la mise à jour de nos données, notamment sur les adresses emails qu’utilisent nos adhérents pour leurs accès. Avec le recul, je pense que nous avons opté pour la bonne stratégie grâce à la qualité du logiciel padoa. De plus, nos bases de données sont aujourd’hui à jour, ce qui nous fera gagner un temps précieux l’année prochaine.

Un premier appel à déclaration sur padoa fluide et efficace pour l’AIST21

L’AIST21 a commencé à utiliser le logiciel padoa plusieurs mois avant la période de déclaration afin d’avoir une bonne maîtrise au moment du lancement. Ils ont trouvé le cheminement de l’appel à déclaration rapide et ont apprécié d’avoir le document unique intégré.

De plus, le Responsable administratif et financier a particulièrement apprécié l’exploitation des données qui peut être réalisée avec Excel notamment. Cela facilite le travail d’analyse et de contrôle de gestion pour le service administratif.

Avec padoa, nous avons pu travailler sur de gros volumes, et ce, sans difficulté technique. Cela n’a rien à voir avec notre ancien logiciel où nous avions fréquemment des bugs et des blocages.

Côté adhérents, très bon accueil de l’appel à déclaration couplé au document unique

En décembre et en janvier, les adhérents ont reçu de nombreuses communications les informant du changement de portail pour l'appel à déclaration sur padoa. Ils ont également été informés de la possibilité de souscrire au DU directement dans padoa. Cette annonce a été très bien reçue de la part des adhérents.

Lorsqu’ils ont dû réaliser leur appel à déclaration et procéder à la complétion de leur document unique, la majeure partie des adhérents a pu être autonome. Malgré tout, du fait de sa nouveauté, l’AIST21 a mis en place un accompagnement dédié pour les adhérents qui ont souscrit au document unique. Une adresse email, une ligne téléphonique ainsi que des webinaires leur étaient dédiés afin de pouvoir les accompagner en cas de difficultés.

Note : 5/5 ⭐⭐⭐⭐⭐

Avec padoa, nous avons établi une méthodologie claire pour la mise en place de notre processus d’appel à déclaration. Les échéances ont pu être respectées, ce qui n’était pas le cas par le passé. Nous pourrons donc utiliser la même stratégie l’année prochaine et je suis certain que nous pourrons encore gagner en efficacité, notamment grâce à toutes les données que nous avons mises à jour cette année.