Laurence Azran est Directrice Financière à l’AMET
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L’anticipation, la clé du succès de l’appel à déclaration pour l’AMET
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Afin de préparer au mieux l’appel à déclaration cette année, des réunions ont été organisées entre l’AMET et le chef de projet référent chez padoa. C’est cette anticipation et cette préparation qui ont permis un tel succès. L’AMET a réalisé cette année son 3ème appel à déclaration. Ils ont donc pu se servir de leur expérience passée afin d’améliorer certains processus. Il y a tout d’abord eu une anticipation du sujet avec plusieurs réunions organisées dans le mois précédent le lancement. De plus, une méthodologie très précise a été mise en place et respectée tout au long de la période. |
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Grâce à l’accompagnement padoa nous avons trouvé le bon rythme et la bonne méthodologie pour le lancement de notre campagne d’appel à déclaration. Nous utiliserons donc le même procédé l’année prochaine.
Un nouveau processus éprouvé et validé pour la facturation
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Auparavant, la facturation était réalisée fin janvier. Les factures étaient donc toutes à échéance de fin février. Cette année, l’AMET a décidé de lancer la facturation 48h maximum après la déclaration. L'AMET a pu se rendre compte que plus l’envoi de la facture était proche de la date de déclaration, plus le paiement était fait rapidement pour certains adhérents. Fin 2022, le paiement par carte bancaire a été mis en place et a répondu à certaines attentes des petits adhérents. Le déploiement du prélèvement automatique en mars 2022, a permis une fluidité des encaissements et simplifie aussi la gestion pour l’adhérent. Ces deux éléments ont eu pour conséquence une diminution significative du nombre de paiements par chèques. Le fait de facturer au fil de l’eau a entraîné un flux permanent des encaissements et non plus une concentration des paiements en fin des mois de février et mars. La saisie quotidienne des relevés bancaires est simplifiée (une dizaine de pages au lieu d’une vingtaine par le passé). |
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Grâce à la dématérialisation proposée par padoa, les factures sont émises au fil de l’eau. Les paiements et les relances sont ainsi accélérés.
Une réalisation simple et efficace grâce au logiciel padoa
Pour l’AMET, la prise en main de l’outil padoa a été simple pour la réalisation de l’appel à déclaration. Le déroulé est très intuitif, il suffit de cocher différentes cases correspondant au choix de facturation. L’accompagnement du chef de projet dédié à également eu toute son importance dans cette phase et a permis de bien suivre la procédure utilisée une fois par an.
Auparavant, les déclarations d’effectifs étaient établies sur des listes papier, ce qui nécessitait un traitement plus fastidieux pour le Pôle Relation Adhérents. Maintenant, l’adhérent est autonome.
Un gain de temps également pour les adhérents
Avec padoa, les adhérents ont simplement à se connecter à leur espace et à suivre les différentes étapes de l’appel à déclaration. Ils se sont rapidement approprié le logiciel. Entre les relances hebdomadaires pour non-déclaration et la facilité d’utilisation de padoa, le taux de complétude est de 97,5%, ce qui est extrêmement satisfaisant.
Les fonctions RH apprécient particulièrement de pouvoir gérer leurs effectifs directement lors de la déclaration tant pour les entrées que pour les sorties de personnel, mais aussi tout au long de l’année. En effet, cela évite des contestations sur les factures et la réalisation d’avoirs.
padoa est un logiciel convivial, intuitif, qui facilite la déclaration d'effectifs auprès des adhérents. Ils ont simplement à se connecter et à suivre les différentes étapes qui leur sont présentées. Le pôle Relation Adhérents a été mobilisé durant toute la période de déclaration pour accompagner les adhérents en difficulté.
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