Je veux changer de logiciel ? Une check-list avant de faire mon choix

✅ Facilité d’utilisation

Un logiciel vous semble complet et répondre à vos besoins ; n’oubliez pas de vérifier les différents parcours d’utilisation selon les métiers. Un bon logiciel n’est pas juste un empilement de fonctionnalités mais un parcours pensé pour faciliter le quotidien des utilisateurs. Les interactions possibles dans le logiciel doivent être également pensées pour permettre de travailler en collaboration entre tous les membres du service. Le logiciel doit aussi permettre une communication et une collaboration simplifiées avec les adhérents et salariés, grâce à des espaces dédiés.

Pour valider ces aspects, n’hésitez pas à demander des démonstrations pour chaque métier. Échangez aussi avec des utilisateurs actuels pour comprendre si le logiciel est bien une aide au quotidien dans leurs missions.

✅ Incitation à la saisie

Un des avantages d’un logiciel est la production de nombreux rapports et analyses. Ils permettent aux professionnels de santé de mieux cibler leurs recommandations. Ces données offrent aussi la possibilité de mener à bien votre mission de veille sanitaire pour un meilleur suivi collectif. Enfin, ils facilitent la création de vos reportings réglementaires et vos démarches de certification.

Ces analyses sont possibles uniquement si, en premier lieu, toutes ces données sont saisies dans votre logiciel. Il vous faut donc un logiciel qui engage à la saisie les experts de votre service. Le champ libre ne permet pas de requêtes et d'analyses. Seuls les champs structurés permettent ensuite de bien collecter les données.

Assurez-vous que l’ergonomie du logiciel a été réfléchie pour inciter vos experts à saisir les données facilement. Certains logiciels proposent, par exemple, des mécanismes de suggestions de thésaurus ou encore de modèles, comme les modèles-AMT et les modèles-FE, qui font gagner un temps précieux et encouragent à la saisie. Vérifiez également que votre prestataire de logiciel propose les thésaurus Présanse à jour pour une meilleure analyse collective.

✅ Sécurité des données

Les données relatives à la santé des salariés suivis sont sensibles. Le travail d'un éditeur de logiciel est autant de concevoir le système d'information que de l'exploiter pour s'assurer que les clients peuvent l'utiliser correctement et en toute sécurité.

Assurez-vous que la sécurité des données que vous traitez soit bien respectée :

1. Respect des réglementations sur la protection des données personnelles de santé, notamment la directive européenne “Règlement Général sur la Protection des Données” (RGPD) ainsi que les critères de la PSSGI-S (politique générale de sécurité du ministère de la santé).
2. Les certifications. Certains éditeurs de logiciel se contentent de la certification de leur hébergeur. Un éditeur certifié ISO 27001 “en propre” vous garantit le meilleur niveau de sécurité informatique. En effet, cette certification nécessite de se conformer à 114 points de sécurité, de la formation sécurité de leurs collaborateurs à l’hébergement et la sauvegarde des systèmes en passant par la traçabilité des modifications, la gestion des incidents ou encore l'organisation des habilitations. Ces garanties sont essentielles, elles vous permettront par exemple de vous assurer que votre prestataire prend bien en charge la sauvegarde de vos données.
3. La confidentialité des données. Les collaborateurs de votre prestataire doivent travailler avec des données anonymisées. Seuls ceux qui en ont explicitement besoin dans le cadre de leurs missions peuvent avoir accès à vos données. Dans ces cas, les accès doivent être nominatifs et régulièrement révisés. De plus, des audits externes doivent être réalisés régulièrement.
4. L’utilisation des données. Les données traitées par votre prestataire sont-elles chiffrées ? Quelles sont les procédures d’authentification des utilisateurs ? La téléconsultation est-elle intégrée et chiffrée ? Des audits externes de cyber-attaques sont-ils réalisés ? Autant de questions à poser à votre prestataire.

✅ Accompagnement dans le déploiement

Pour engager vos équipes, mieux vaut vous assurer que le projet ne dure pas trop longtemps. Un projet qui s’éternise va les décourager et les démotiver. Un déploiement maitrisé permet de garder l’engagement des équipes tout au long du projet.

Pour cela, quelques points à vérifier dans votre projet d’accompagnement :

1. Des délais maitrisés. Assurez-vous que le déploiement complet sera réalisé en quelques mois seulement. Le rythme soutenu de la phase projet permettra de tenir engagées vos équipes et limitera l’impact du projet de migration sur vos opérations.
2. Des équipes expertes. Comprendre les enjeux de la prévention et de la santé au travail ainsi que ses réformes récentes permettent de mieux vous accompagner. Avoir confiance dans l’expertise des équipes qui vous accompagnent vous permettront d’engager vos collaborateurs sur la transformation de votre service.
3. Une disponibilité des équipes. Elle doit être des 2 côtés. Du côté de votre nouveau prestataire de logiciel, il est important qu’un chef de projet vous soit dédié et disponible pour répondre à l’ensemble de vos questions. Du côté du service, une équipe projet devra aussi se rendre disponible pour répondre aux questions d’organisation et de paramétrages de votre nouveau prestataire. Prévoyez de leur libérer du temps.
4. Des formations. Un nouveau logiciel demande des explications et des cas d’usage pour mieux l’appréhender. Au-delà des formations, vous pouvez vérifier l’expertise des formateurs qui les dispensent et la nature des supports proposés. Par exemple, des formations certifiées Qualiopi attestent de cette qualité.
5. Des équipes sur place. Pour rassurer vos équipes le jour du déploiement, rien de mieux que les équipes de votre prestataire pour accompagner vos équipes sur leurs premiers pas avec le nouveau logiciel. Cela permet une transition plus douce et cela crée la différence auprès de vos équipes.

✅ Reprise des données

Vérifiez que l’équipe en charge de l’intégration de vos données dans le nouveau logiciel a les compétences requises. En effet, c’est votre nouveau prestataire qui se charge de convertir vos données et de bien les intégrer dans le nouveau logiciel. Pour cela, n’hésitez pas à les questionner sur leur méthodologie. Prennent-ils le temps de comprendre votre fonctionnement actuel ? Connaissent-ils le logiciel avec lequel vous travaillez ? Vont-ils assainir votre base actuelle pour repartir sur une “base de données propre” ? Prévoient-ils des étapes de validation de l’injection des données dans le nouveau logiciel ? Vous garantissent-ils 100% des données reprises ? Renseignez-vous directement auprès de leurs clients actuels pour vous rassurer sur tous ces points.

✅ Communication

Pour engager les parties prenantes, il est important de bien communiquer sur votre projet de transformation, et ce à 2 niveaux :

1. En interne. En partageant une information claire et maitrisée à vos collaborateurs, vous évitez les fausses rumeurs et vous désamorcez certains sujets. Cette communication est essentielle au démarrage du projet et elle doit être en continue jusqu’au déploiement pour rassurer vos équipes sur son avancée.
2. Auprès de vos adhérents. Votre transformation de service doit être valorisée auprès de vos adhérents pour comprendre votre démarche. Ils doivent connaitre les changements qui les impactent et les fonctionnalités de leur espace adhérent qui est désormais obligatoire dans l’offre socle. Il est conseillé de ne pas communiquer trop tôt avec eux : 1 mois maximum avant le déploiement parait un délai approprié.

Votre prestataire de logiciel peut vous accompagner avec des outils et des supports pour bien communiquer auprès des parties prenantes.

✅ Service client

Le projet est déployé, et l’histoire avec votre nouveau logiciel ne fait que commencer ! Vous aurez des questions d’utilisation ou des demandes d’amélioration. De son côté, votre prestataire aura des nouveautés ou devra faire évoluer son produit suivant de nouvelles réglementations. 

Il est important de choisir un prestataire qui assure une qualité de service client :

1. Une équipe support disponible et réactive pour répondre aux questions d’utilisation ou éventuels bugs. Si cette équipe existe bel et bien, elle doit être dimensionnée selon le nombre d’utilisateurs du logiciel pour être certain que vos équipes reçoivent des réponses dans les meilleurs délais. Elle doit également assurer un niveau de qualité contractuel et satisfaisant, comme les délais de réponses aux questions d’utilisation ou de résolutions de bugs qu’ils soient mineurs ou majeurs. Enfin, il est plus agréable pour vos équipes que ces personnes soient pédagogues et sympathiques !
2. Une équipe “customer care” qui a pour mission de s’assurer de votre satisfaction tout au long de votre contrat. Elle vous accompagne et vous conseille dans vos priorités stratégiques : pilotage, partage de bonnes pratiques, intégration d’un nouveau gros adhérent, déclaration annuelle, etc. Elle vous présente également les nouveautés de votre logiciel et accompagne les utilisateurs.

✅ Évolution du logiciel

Les enjeux de la santé au travail évoluent, votre service aussi. Vous devez être serein sur la capacité de votre éditeur à suivre vos évolutions. 

Renseignez-vous sur :

• sa politique d’évolution : les évolutions sont-elles incluses dans le coût ?
• sa capacité de développement du logiciel : les évolutions sont-elles possibles en continu, sans montée de version ? De combien de développeurs l’équipe est-elle composée ? Sont-ils internalisés et basés en France ? Des tests utilisateurs, dans les services, sont-ils réalisés dans le développement de nouvelles fonctionnalités ? Sauront-ils être réactifs face aux évolutions réglementaires ?

✅ Pérennité du partenaire

Un changement de logiciel est engageant, il est associé à des transformations dans votre service et des changements d’habitudes pour vos experts. Pensez long terme ! Assurez-vous que votre éditeur est capable d’investir dans les prochaines années dans le produit et les services. Vérifiez que ses équipes sont dimensionnées dans le temps selon son évolution sur le marché. Validez sa vision sur la santé au travail et sa capacité à faire évoluer son produit et ses services.